Työkalu on harvoin syy siihen ettei raportointi toimi
Kun raportointi ei toimi, oire on yleensä sama: luvut eivät täsmää, raportti on vanha tai kukaan ei katso sitä. Näistä yksikään ei johdu työkalusta. Ne johtuvat siitä, ettei mittareille ole sovittu määritelmää, että data haetaan käsin tai ettei raportti vastaa kysymykseen, jota kukaan oikeasti kysyy.
Työkalun vaihtaminen näissä tilanteissa tuottaa saman ongelman uudessa käyttöliittymässä, muutaman kuukauden ja lisenssikulun myöhemmin. Kannattaa siis ensin varmistaa, että ongelma on tosiaan työkalussa.
Looker Studio
Googlen ilmainen työkalu, entinen Data Studio. Vahvinta aluetta ovat Googlen omat datalähteet — GA4, Google Ads, Search Console, BigQuery, Sheets — jotka kytkeytyvät ilman erillistä työtä.
Sopii, kun organisaatio käyttää Google Workspacea, dataa on kohtuullisesti tai se on jo BigQueryssa, ja raportteja halutaan jakaa laajasti ilman käyttäjäkohtaisia lisenssejä. Ei sovi hyvin, jos tarvitaan raskasta mallinnusta työkalun sisällä tai hyvin monimutkaisia laskentoja — ne kuuluvat joka tapauksessa datamalliin.
- Hinta: perusversio ilmainen, Pro maksullinen käyttäjäkohtaisesti
- Käyttäjärajaa ei ole ilmaisversiossa
- Paras Google-ympäristöissä ja BigQueryn päällä
- Suorituskyky riippuu täysin siitä, miten data on mallinnettu
Power BI
Microsoftin BI-työkalu, joka on luonteva valinta Microsoft-taloissa. Se on Looker Studiota vahvempi datan mallinnuksessa työkalun sisällä, ja DAX-kieli mahdollistaa monimutkaiset laskennat ilman erillistä datavarastoa.
Kääntöpuolena on lisenssimalli: julkaiseminen ja raporttien jakaminen vaativat käyttäjäkohtaisia lisenssejä tai kapasiteettilisenssin, mikä nostaa kustannuksia laajassa jakelussa. Työpöytäsovellus on myös Windows-sidonnainen.
Excel ja Google Sheets
Taulukkolaskenta on edelleen maailman käytetyin raportointityökalu, eikä siinä ole mitään väärää. Se on nopea, kaikki osaavat sitä ja pieneen tarpeeseen se on ylivoimaisesti tehokkain.
Raja tulee vastaan kolmesta suunnasta: kun dataa on liikaa, kun useampi ihminen muokkaa samaa tiedostoa tai kun raportti pitää koota käsin joka kuukausi. Ensimmäinen askel taulukosta eteenpäin ei silti ole yleensä uusi työkalu vaan datan siirtäminen tietokantaan — taulukko voi hyvin jäädä käyttöliittymäksi.
Tableau ja muut
Tableau on vahva visualisoinnissa ja tutkivassa analyysissä, ja sillä on vankka asema organisaatioissa, joissa on omia analyytikkoja. Pk-yritykselle sen hinta ja opettelun tarve ovat harvoin perusteltuja pelkkään vakioraportointiin.
Sama pätee muihin raskaan sarjan työkaluihin. Jos organisaatiossa ei ole ketään, jonka työnkuvaan raportointi kuuluu, kalliimman työkalun hankkiminen ei ratkaise mitään.
Käytännön suositus
Viimeinen kohta on tärkein. Kun data on mallinnettuna datavarastossa, raportointityökalun vaihtaminen on viikon työ eikä hanke. Silloin valinta lakkaa olemasta strateginen päätös, mikä on hyvä paikka olla.
- Google Workspace käytössä, data Googlen palveluissa → Looker Studio
- Microsoft 365 käytössä, mallinnus tehdään työkalussa → Power BI
- Yksi raportti, vähän dataa, harva käyttäjä → taulukkolaskenta riittää
- Luvut eivät täsmää → ongelma on määritelmissä ja datamallissa, ei työkalussa
- Dataa useasta järjestelmästä → rakenna datavarasto ensin, valitse työkalu sen jälkeen
Mietittekö mihin raportointi kannattaa rakentaa?
Käydään tilanne läpi ja sanomme suoraan, mitä tekisimme — myös silloin kun vastaus on ettei kannata hankkia mitään uutta.
Katso BI-raportoinnin palvelumme