Miten valita yritykselle sopiva raportointityökalu?

Selvittäkää ensin nykyisen raportoinnin ongelma

Kun raportointi ei toimi, oire voi olla ristiriitainen luku, vanhentunut raportti tai vähäinen käyttö. Taustalla voi olla mittarin määritelmä, datan päivitys tai raportin sisältö, mutta myös työkalun virhe, kiintiö tai ominaisuusrajoitus. Selvitä syy ennen työkalun vaihtamista.

Jos nykyinen työkalu tukee tarvittavia käyttötapauksia, kohdennettu korjaus voi riittää. Vaihto on perusteltu esimerkiksi silloin, kun käyttöoikeuksia, jakelua, analyysin tarpeita tai yhteyksiä lähdejärjestelmiin ei voida toteuttaa tarkoituksenmukaisesti.

Käyttäjät, tietolähteet ja hallinta määrittävät vaatimukset

Kirjatkaa vaatimukset niin, että niiden toteutumisen voi osoittaa käytännössä. Pelkkä ominaisuusluettelo ei kerro, miten työkalu toimii oman organisaation tiedoilla ja oikeuksilla.

• Käyttö: ketkä lukevat raportteja, ketkä tutkivat dataa ja ketkä ylläpitävät laskentaa?
• Tietolähteet: mitä liittimiä, rajapintoja ja päivitystiheyttä tarvitaan? Miten häiriöt havaitaan?
• Hallinta: miten käyttäjät tunnistetaan, rivikohtainen näkyvyys rajataan ja raporttien omistajuus säilyy henkilöstön vaihtuessa?
• Mittarit: missä yhteiset määritelmät toteutetaan ja miten niiden muutokset hyväksytään?
• Kustannukset: mitä lisenssit, tietovarasto, liittimet, kehitys, ylläpito ja tuki maksavat arvioidulla käytöllä?

Milloin Data Studio on sopiva vaihtoehto?

Data Studio kannattaa ottaa vertailuun erityisesti silloin, kun lähteet ovat Googlen palveluissa ja tavoitteena on selaimessa jaettava raportointi. Se voi toimia myös laajemman tietovaraston raportointikerroksena. Soveltuvuus pitää silti testata datamäärillä, suodattimilla ja käyttöoikeuksilla, joita tuotannossa tarvitaan.

Maksuton versio ja Pro tarjoavat erilaiset hallintamahdollisuudet. Liittimistä ja taustalla toimivasta datan käsittelystä voi aiheutua lisäkuluja. Jos organisaatiolla on jo toimiva BI-ympäristö ja sen ylläpito-osaaminen, myös nykyisen ratkaisun laajentaminen kuuluu vertailuun.

• Data Studio -raportin suunnittelu ja suorituskyky

• Testaa tavallinen raportti ja vaativa analyysitilanne samalla aineistolla eri vaihtoehdoissa.
• Varmista, että käyttäjä näkee vain hänelle tarkoitetut tiedot myös jaossa ja viennissä.
• Mittaa vasteajat ja selvitä liittimien kiintiöt sekä päivitysrajoitukset.
• Arvioi, kuinka helposti uusi lähde, mittari tai käyttäjäryhmä lisätään.

Mikä laskenta kuuluu yhteiseen datamalliin?

Useasta järjestelmästä koottavat tiedot ja yhteiset liiketoiminnan laskentasäännöt hyötyvät usein hallitusta datamallista. Tietovarasto voi erottaa tiedonsiirrot raportoinnista ja vähentää saman laskennan toistamista eri työkaluissa.

Erillinen tietovarasto ei kuitenkaan ole jokaisen raportin edellytys. Yhden lähteen rajattu seuranta voi toimia suoraan tuetulla liittimellä. Ratkaiskaa arkkitehtuuri tietojen määrän, historian, yhdistämisen ja hallinnan tarpeen mukaan. Yhteinen datakerros helpottaa mahdollista työkalun vaihtoa, mutta raporttien ja käyttöoikeuksien siirto on silti suunniteltava.

• Yhteisten mittarien määrittely ja vastuut

Näin viette vertailun päätökseen

• Valitkaa rajattu pilotti, joka edustaa todellisia lähteitä, raportteja ja käyttäjärooleja.
• Sopikaa hyväksymiskriteerit: lukujen oikeellisuus, vasteajat, oikeudet ja ylläpidettävyys.
• Arvioikaa kokonaiskustannukset nykyiselle käytölle ja realistiselle kasvulle.
• Kirjatkaa käyttöönoton, koulutuksen ja jatkuvan ylläpidon vastuut.
• Tehkää päätös pilotin tulosten perusteella ja sopikaa, milloin valinnan toimivuutta arvioidaan uudelleen.