Google Sheets on aliarvostettu työkalu. Se on nopea ottaa käyttöön, kaikki osaavat sitä ja se riittää yllättävän pitkälle. Ongelmat alkavat vasta silloin, kun taulukosta tulee prosessin virallinen osa: joku päivittää sitä käsin joka viikko, kaavat ovat kasvaneet lukukelvottomiksi ja versioita on kolme.
Automatisoimme taulukkotyön siltä osin kuin se kannattaa, ja kerromme suoraan silloin kun taulukko on kasvanut ulos itsestään ja työ pitää siirtää tietokantaan.
Mitä teemme Sheetsin kanssa
- Apps Script -automaatiot: ajastetut päivitykset, sähköposti-ilmoitukset ja hyväksyntäkierrokset
- Datan haku rajapinnoista suoraan taulukkoon ilman kopiointia
- Sheetsin yhdistäminen BigQueryyn kumpaankin suuntaan
- Taulukoiden siivous: rakenteen selkeytys, kaavojen korvaaminen ja virhealttiiden kohtien poisto
- Sheets datalähteenä Looker Studio -raportoinnissa
- Siirtymä taulukosta tietokantaan, kun datamäärä tai käyttäjämäärä sitä vaatii
Milloin taulukko riittää ja milloin ei
Sheets on hyvä ratkaisu, kun dataa on kohtuullisesti, muokkaajia on vähän ja rakenne muuttuu usein. Se lakkaa olemasta hyvä ratkaisu, kun rivejä on kymmeniä tuhansia, useampi ihminen kirjoittaa samaan aikaan tai taulukon virheellä on taloudellinen seuraus.
Rajan ylittyessä ratkaisu ei silti ole aina järjestelmähanke. Usein riittää siirtää data BigQueryyn ja jättää Sheets syöttö- tai katselunäkymäksi — tuttu käyttöliittymä säilyy, mutta laskenta ja säilytys siirtyvät kestävämmälle pohjalle.
Miten voimme auttaa
Taulukkoauditointi
Missä kohtaa nykyinen taulukko on riski ja mitä kannattaa automatisoida.
Automaation toteutus
Apps Script -ratkaisut ja integraatiot käyttöön asti.
Siirto tietokantaan
Taulukosta BigQueryyn ilman että päivittäinen työ keskeytyy.